Términos y condiciones del servicio NexorERP

Estos términos regulan el uso de NexorERP, el software de gestión empresarial en la nube de Diego Alejandro Uran Gil, persona natural identificada con NIT 1046667907-6, que opera con el nombre comercial Tecnosolution (en adelante, «el Prestador»), por parte de la empresa que lo contrata (en adelante, «el Cliente»).

El Cliente los acepta por medios electrónicos cuando un usuario administrador marca la casilla de aceptación en el sistema. Esa aceptación tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. Quien acepta declara que tiene facultades suficientes para obligar al Cliente. el Prestador conserva la prueba de la aceptación: usuario, fecha y hora, dirección IP y la versión exacta del documento aceptado.

• «Servicio»: el acceso a NexorERP por internet, en la modalidad de software como servicio, con los módulos del plan contratado.
• «Plan»: el conjunto de módulos, usuarios y precio que el Cliente contrata, según la propuesta o la cuenta de cobro.
• «Datos del Cliente»: toda la información que el Cliente o sus usuarios registran en el sistema, incluidos datos personales de terceros.
• «Usuario»: persona a quien el Cliente le crea una cuenta de acceso.

el Prestador concede al Cliente, mientras la suscripción esté vigente y al día, una licencia de uso no exclusiva, intransferible y no sublicenciable del Servicio, para sus propias operaciones.

El Servicio incluye el alojamiento en la infraestructura de el Prestador, las actualizaciones que se publiquen, las copias de seguridad automáticas y el soporte descrito en estos términos. La implementación, la migración de datos, la capacitación adicional y los desarrollos a la medida no están incluidos, salvo acuerdo escrito.

El precio es el del Plan contratado y se paga por mes anticipado. el Prestador emite una cuenta de cobro o, cuando esté obligado a facturar electrónicamente, una factura electrónica, con la fecha límite de pago que allí se indique.

Los pagos se hacen por transferencia o por los medios de pago en línea habilitados. Los impuestos y retenciones se aplican según la ley vigente.

el Prestador puede ajustar el precio una vez al año, avisando por correo electrónico con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de que el ajuste empiece a regir.

Los pagos no son reembolsables, salvo en los casos previstos en estos términos o en la ley.

• Mantener el Servicio en funcionamiento con esfuerzos razonables, las 24 horas, salvo mantenimientos programados (que se avisarán con anticipación cuando sea posible), fallas de terceros (internet, energía, DIAN, proveedores tecnológicos) o fuerza mayor.
• Hacer copias de seguridad automáticas diarias de la base de datos del Cliente, cifrar las que se guardan fuera del servidor y conservarlas por un período rotativo de hasta treinta (30) días.
• Mantener la base de datos de cada cliente separada de las demás, cifrar las conexiones (HTTPS) y ofrecer verificación en dos pasos y registro de auditoría.
• Dar soporte por correo electrónico, teléfono o WhatsApp en días hábiles, de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. (hora de Colombia), atendiendo primero las fallas que impidan operar.
• Corregir con diligencia los errores del software que se le reporten.
• Tratar los datos personales del Cliente solo como su encargado, según el Contrato de transmisión de datos personales.

• Pagar el Servicio a tiempo.
• Suministrar información veraz y mantener actualizados sus datos de contacto.
• Custodiar las contraseñas de sus usuarios, activar la verificación en dos pasos cuando el sistema lo pida y desactivar a tiempo los usuarios que ya no deban entrar. Lo que se haga con las credenciales de sus usuarios se entiende hecho por el Cliente.
• Usar el Servicio de forma lícita. No puede revenderlo, sublicenciarlo, copiarlo, intentar acceder a datos de otros clientes, hacer ingeniería inversa, ni someterlo a pruebas de carga o de seguridad sin autorización escrita.
• Contar con la autorización de los titulares de los datos personales que registre (clientes, empleados, proveedores), cuando la ley la exija, y cumplir sus propios deberes como responsable del tratamiento.
• Revisar la información contable, tributaria y de nómina que registra y los documentos que emite antes de enviarlos.

NexorERP es una herramienta. El Cliente es quien está obligado ante la DIAN y ante las demás autoridades: es responsable de su habilitación como facturador electrónico, de sus resoluciones de numeración, de su certificado de firma digital o de su contrato con el proveedor tecnológico, y del contenido de los documentos que emite (facturas, notas, documentos soporte, nómina electrónica, declaraciones e información exógena).

el Prestador no responde por sanciones, intereses o pérdidas que se deriven de datos mal registrados por el Cliente, de parametrizaciones hechas por el Cliente, ni de fallas de la DIAN o de proveedores tecnológicos. Si una falla del Servicio impide facturar, el Cliente debe aplicar los procedimientos de contingencia que la DIAN establece, y el Prestador le dará prioridad a la corrección.

El software, su código, diseño, marcas y documentación pertenecen a el Prestador y están protegidos por la Ley 23 de 1982 y la Decisión Andina 351 de 1993. El Cliente no adquiere ningún derecho sobre ellos distinto de la licencia de uso.

Las sugerencias de mejora que el Cliente comparta pueden ser incorporadas al software sin que eso genere pagos ni derechos a su favor.

Los Datos del Cliente le pertenecen al Cliente. el Prestador solo los usa para prestar el Servicio, darle soporte cuando el Cliente lo pida, cumplir órdenes de autoridad competente y obtener estadísticas de uso anónimas y agregadas que no identifican al Cliente ni a ninguna persona.

Durante la vigencia, el Cliente puede exportar su información con los informes del sistema (Excel o PDF) y pedir una copia completa de su base de datos.

Al terminar el contrato, el Cliente tiene treinta (30) días calendario para pedir esa copia. Vencido ese plazo, el Prestador elimina la base de datos; las copias de seguridad se eliminan por rotación, a más tardar noventa (90) días después de la terminación. Antes de terminar, el Cliente debe conservar por su cuenta la información que la ley le obliga a guardar (por ejemplo, los libros y soportes contables, durante diez años según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005).

Cada parte mantendrá en reserva la información de la otra a la que tenga acceso por causa del contrato, y solo la usará para cumplirlo. La obligación se mantiene durante dos (2) años después de la terminación, salvo para los datos personales, cuya reserva es permanente.

No es confidencial la información que sea pública, que la parte ya conociera legítimamente o que deba entregarse por orden de autoridad competente (en este caso, avisando a la otra parte cuando la ley lo permita).

Frente a los datos personales que el Cliente registra en NexorERP, el Cliente es el responsable del tratamiento y el Prestador su encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012. Las obligaciones de cada uno están en el Contrato de transmisión de datos personales, que forma parte de estos términos.

Los datos de contacto del Cliente y de sus representantes los trata el Prestador como responsable, según su Política de tratamiento de datos personales.

el Prestador puede suspender el acceso al Servicio:

• si una cuenta de cobro o factura no se paga dentro de los quince (15) días calendario siguientes a su vencimiento, con aviso por correo electrónico de al menos tres (3) días hábiles;
• si hay un uso contrario a estos términos o a la ley, o un riesgo para la seguridad del Servicio o de otros clientes (en este caso, de inmediato y avisando después);
• por orden de autoridad competente.

Durante la suspensión los datos se conservan sin cambios. El acceso se restablece cuando cesa la causa (en caso de mora, al confirmar el pago).

El contrato dura mientras la suscripción esté vigente y se renueva mes a mes. Cualquiera de las partes puede terminarlo avisando a la otra por correo electrónico con al menos treinta (30) días calendario de anticipación; el mes ya pagado no se reembolsa.

Cualquiera de las partes puede terminarlo de inmediato si la otra incumple gravemente y no corrige el incumplimiento dentro de los quince (15) días calendario siguientes al aviso. Si la mora supera sesenta (60) días calendario, el Prestador puede terminar el contrato, y se aplica lo dicho sobre los Datos del Cliente al terminar.

el Prestador garantiza que el Servicio funciona sustancialmente según su descripción y corregirá los errores que se le reporten. No garantiza que funcione sin interrupciones ni errores, ni que cumpla necesidades particulares del Cliente no descritas en el Plan.

Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total de el Prestador por cualquier causa relacionada con el contrato no supera el valor efectivamente pagado por el Cliente durante los tres (3) meses anteriores al hecho que la origina. el Prestador no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni daños indirectos.

Ninguna parte responde por incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito (artículo 64 del Código Civil), como fallas generales de internet o energía, desastres naturales o actos de autoridad.

el Prestador puede actualizar estos términos. Los cambios se avisan por correo electrónico o dentro del sistema con al menos quince (15) días calendario de anticipación, salvo los que exija la ley. Cuando un cambio sea importante, el sistema le pedirá a un administrador del Cliente que acepte la nueva versión. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato sin penalidad antes de que el cambio rija.

Las comunicaciones se envían a los correos electrónicos que cada parte tenga registrados. Los de el Prestador: correo facturacion@tecnosolution.co, teléfono 3103022397, dirección CALLE 129 SUR #46 - 10, Caldas, Antioquia, Colombia.

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.

Las diferencias se intentarán resolver primero por arreglo directo durante treinta (30) días calendario contados desde el aviso de una parte a la otra. Si no se resuelven, cualquiera de las partes podrá acudir a los jueces competentes de la República de Colombia.

Forman parte de este contrato: estos términos, el Contrato de transmisión de datos personales, la Política de tratamiento de datos personales y el Plan contratado (propuesta o cuenta de cobro). Si alguna cláusula es declarada nula, las demás conservan su validez.